Il controllo di gestione rappresenta un investimento strategico per le PMI della distribuzione, fornendo loro gli strumenti e le informazioni necessarie per competere efficacemente e prosperare nel settore dei supermercati. Il CdG rappresenta quindi una bussola insostituibile per la navigazione strategica e la gestione efficace di un gruppo di supermercati, fornendo dati, analisi e supporto decisionale per ottimizzare le performance e raggiungere il successo.
Un approccio pratico per i supermercati
Le piccole e medie imprese (PMI) della distribuzione operano a livello locale e gestiscono principalmente supermercati e superette. Spesso, gli imprenditori di queste PMI hanno esperienza commerciale ma potrebbero non sfruttare appieno le informazioni disponibili per ottimizzare la gestione delle loro aziende.
I fattori critici di successo:
L'analisi dei fattori critici di successo è fondamentale per la progettazione di un sistema di controllo di gestione efficace per le PMI della distribuzione. Questi fattori includono:
Margini di vendita: Analisi del margine medio e dei margini per reparto. Identificazione dei reparti con margini elevati e bassi. Implementazione di azioni correttive per migliorare la redditività complessiva.
Rotazione delle scorte: Ottimizzazione del magazzino per una minore immobilizzazione di risorse finanziarie. Aumento della rotazione delle scorte attraverso politiche promozionali efficaci. Riduzione delle scorte per prodotti con vendite contenute e margini bassi.
Gestione ottimizzata degli spazi di vendita: Organizzazione dei reparti per una migliore circolazione della clientela. Presentazione dei prodotti sui lineari di vendita per massimizzare l'attrattiva. Implementazione di tecniche di merchandising per aumentare le vendite.
Costi di struttura equilibrati: Controllo dei costi di struttura e loro attribuzione ai diversi reparti. Dimensionamento dei costi in base ai margini di ciascun reparto. Raggiungimento e superamento del break-even point.
Strumenti e tecniche per i supermercati:
Le PMI possono utilizzare diverse metodologie e modelli per implementare un sistema di controllo di gestione efficace, adattandoli alle loro esigenze specifiche:
Budget e Business plan
Analisi dei costi
Indicatori di performance (KPI)
Balanced Scorecard
Analisi dei risultati e sistema di reporting
Controllo dei Processi
Analisi delle Vendite e dei Margini
Benchmarking
Un caso pratico:
Un gruppo di supermercati decide di implementare un sistema di controllo di gestione per migliorare la propria redditività. L'analisi dei margini evidenzia che alcuni reparti, come gastronomia e ortofrutta, hanno margini superiori alla media, mentre altri, come surgelati e macelleria, hanno margini inferiori.
Vengono quindi implementate diverse azioni correttive, come promozioni mirate per i prodotti con margini elevati ma volumi di vendita contenuti e riduzione delle scorte per i prodotti con margini bassi e vendite contenute. Migliorando l'organizzazione dei reparti e monitorando costantemente margini e vendite, il supermercato riesce a navigare con successo nel competitivo mercato dei supermercati, migliorando la propria redditività.
L'implementazione del sistema di controllo di gestione nel supermercato ha incontrato diverse sfide, tra cui:
1. Resistenza al cambiamento:
La iniziale diffidenza del personale verso il nuovo sistema, percepito come un controllo eccessivo e una complicazione del lavoro quotidiano.
La difficoltà di adattare le vecchie abitudini e procedure alle nuove metodologie di analisi e reporting.
2. Mancanza di competenze specifiche:
La carenza di personale con le conoscenze e le competenze necessarie per utilizzare correttamente gli strumenti e le tecniche del controllo di gestione.
La necessità di formazione specifica per il personale su diversi aspetti del sistema, come la raccolta dati, l'analisi dei costi e la reportistica.
3. Difficoltà di integrazione con i sistemi esistenti:
La complessità di integrare il nuovo sistema di controllo di gestione con i sistemi informatici e gestionali già in uso nel supermercato.
La necessità di adattare i software e le procedure esistenti per una migliore compatibilità con il nuovo sistema.
4. Costi di implementazione:
Il costo iniziale per l'acquisto di software, hardware e formazione del personale.
Il costo di manutenzione e aggiornamento del sistema nel tempo.
Come sono state superate le sfide:
Coinvolgimento del personale:
La direzione ha organizzato incontri e workshop per comunicare i benefici del sistema e coinvolgere il personale nel processo di implementazione.
Si è creato un clima di fiducia e collaborazione, favorendo l'ascolto delle preoccupazioni del personale e la ricerca di soluzioni condivise.
Formazione mirata:
Sono stati organizzati corsi di formazione specifici per il personale, in base alle diverse esigenze e competenze. Si è adottato un approccio pratico, con esercitazioni e simulazioni per facilitare l'apprendimento e l'utilizzo del sistema. È importante sottolineare che la formazione è stata finanziata tramite risorse versate al Fondo Interprofessionale.
La formazione finanziata si riferisce a quella ottenuta attraverso l’impiego di risorse che un’azienda versa al Fondo Interprofessionale a cui decide di aderire.
Integrazione graduale:
Il sistema di controllo di gestione è stato implementato gradualmente, in modo da minimizzare l'impatto sulle attività quotidiane del supermercato.
Si è proceduto per step, integrando il nuovo sistema con i sistemi esistenti in modo da garantirne la compatibilità e l'efficienza.
Vantaggi:
Migliore efficienza operativa:
Monitoraggio e riduzione dei costi, con un focus particolare sugli sprechi alimentari e sull'assortimento di prodotti.
Ottimizzazione delle scorte e dei processi di magazzino, con conseguente aumento della rotazione e riduzione dei capitali immobilizzati.
Migliore gestione degli spazi di vendita e dei flussi di clientela.
Decisioni basate su dati concreti:
Analisi di dati finanziari e non finanziari per una visione completa e approfondita dell'azienda.
Misurazione delle performance e identificazione dei punti di forza e di debolezza.
Assunzione di decisioni strategiche informate e consapevoli, basate su dati oggettivi e analisi accurate.
Maggiore controllo dei costi:
Creazione di budget e piani finanziari per una gestione oculata delle risorse.
Analisi dei costi per singolo punto vendita, reparto e prodotto, con identificazione delle aree di inefficienza.
Ottimizzazione del margine di profitto e prevenzione di perdite.
Migliore competitività sul mercato:
Capacità di rispondere alle sfide del mercato e alle esigenze dei clienti in modo rapido e flessibile.
Efficienza e redditività superiori ai concorrenti.
Maggiore capacità di innovazione e di adattamento alle nuove tendenze del settore.
Migliore comunicazione interna:
Condivisione di dati e informazioni tra i diversi livelli aziendali, favorendo la collaborazione e l'allineamento.
Maggiore coinvolgimento del personale nel processo di miglioramento continuo.
Clima aziendale più trasparente e coeso.
Risultati Ottenuti:
Aumento del margine di profitto:
Il gruppo di supermercati ha registrato un aumento del margine di profitto grazie alla riduzione dei costi e all'ottimizzazione dei prezzi di vendita.
Riduzione degli sprechi:
L'implementazione del sistema di controllo di gestione ha portato a una significativa riduzione degli sprechi alimentari e di altri costi superflui.
Migliore rotazione delle scorte:
Le scorte sono state ottimizzate, con una conseguente riduzione dei capitali immobilizzati e un aumento della redditività.
Maggiore soddisfazione dei clienti:
L'analisi dei dati ha permesso di migliorare la conoscenza dei clienti e di rispondere alle loro esigenze in modo più efficace.
Migliore competitività sul mercato:
Il gruppo di supermercati ha rafforzato la propria competitività sul mercato grazie all'aumento dell'efficienza e della redditività.
In aggiunta:
Migliore capacità di accesso al credito:
Il sistema di controllo di gestione ha migliorato la trasparenza e la rendicontazione aziendale, facilitando l'accesso al credito da parte delle banche e degli istituti finanziari.
Migliore reputazione aziendale:
L'implementazione del sistema di controllo di gestione ha rafforzato la reputazione aziendale, aumentando la fiducia dei clienti, dei fornitori e degli altri stakeholder.
L'implementazione di un sistema di controllo di gestione ha portato a un miglioramento significativo delle performance e della redditività del gruppo di supermercati. I vantaggi ottenuti in termini di efficienza, controllo dei costi, competitività e soddisfazione dei clienti sono evidenti e dimostrano il valore aggiunto di questo strumento per le aziende del settore della distribuzione.
Articolo redatto da Francesco Cacchiarelli commercialista & business partener dal 1989
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Francesco Cacchiarelli economista di impresa & business partner
Iscritto all'Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Viterbo, al numero 084 sezione A, anzianità 1989
Iscritto nel Registro dei Revisori Legali MEF, al numero 103287 sezione A, anzianità 1999
Ovviamente "non esiste il controllo di gestione senza l’imprenditore". Il concetto vuole sottolineare che il controllo di gestione, che implica monitorare, pianificare e ottimizzare le operazioni aziendali, dipende in modo fondamentale dalla presenza e dall'input dell'imprenditore. Senza la guida e la visione strategica dell'imprenditore, il controllo di gestione non avrebbe un punto di partenza, poiché mancherebbe il contesto e la direzione per misurare e migliorare le performance aziendali. In breve, l'imprenditore è il motore che alimenta il controllo di gestione, rendendolo un elemento cruciale per il successo aziendale.
