La tenuta del libro inventari è obbligatoria, secondo le disposizioni dell'art. 2214 del Codice Civile, per gli imprenditori che esercitano un'attività commerciale, fatta eccezione per i piccoli imprenditori. La normativa fiscale prescrive la tenuta del libro inventari per i soggetti titolari di reddito d'impresa in regime di contabilità ordinaria, sia per obbligo di legge, sia per opzione.
L’art. 2217 c.c., stabilisce che “l’inventario deve redigersi all’inizio dell’esercizio dell’impresa e successivamente ogni anno, e deve contenere l’indicazione e la valutazione delle attività e delle passività relative all’impresa, nonché delle attività e delle passività dell’imprenditore estranee alla medesima”
La scadenza per la sua redazione è fissata entro 3 mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi: tenuto conto che i contribuenti che esercitano attività d’impresa sono in tenuti alla trasmissione telematica della dichiarazione dei redditi entro il 30 settembre dell’anno successivo a quello di riferimento, se soggetti passivi Irpef, ovvero entro la fine del nono mese dalla chiusura dell’esercizio, se soggetti passivi Ires, ne deriva che, per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare, il prossimo 31 dicembre 2016 deve essere redatto e stampato l’inventario relativo all’anno 2015.

Il libro degli inventari può essere tenuto usando libri, moduli continui o fogli singoli mobili (in quest’ultimo caso la pagina deve essere intestata con denominazione sociale, partita Iva e/o codice fiscale). La numerazione dei registri può avvenire per pagina, per foglio e per facciata scrivibile; deve essere effettuata direttamente dal contribuente in modo progressivo per anno (con modalità 1/20XX, 2/20XX, eccetera). Le società con esercizio non solare indicano accanto al numero di ciascuna pagina il primo dei due anni di contabilità.

Deve essere sottoscritto dall’imprenditore (dall’amministratore unico o dai membri del consiglio di amministrazione) che in tal modo si assume la responsabilità del suo contenuto; la mancanza della sottoscrizione rende inesistente ai fini giuridici il documento stesso.
Con l’introduzione della legge n. 383 del 18 ottobre 2001 articolo 8, che ha modificato l’articolo 2215 del codice civile, il libro degli inventari non è più soggetto all’obbligo di bollatura e vidimazione iniziale; va versata l’imposta di bollo ogni 100 pagine o frazioni, per un importo di euro 16,00 (soggetti IRES) o di euro 32,00 (società di persone e imprese individuali).