VERBALE DI INSEDIAMENTO DEL COLLEGIO SINDACALE

In data __/__/_____, alle ore __:__, presso [la sede/gli uffici amministrativi della società] _______________, in _____________ via/piazza _________, 
si è riunito il collegio sindacale nelle persone di:
-    dott. _____________________________, presidente del collegio sindacale;
-    dott. _____________________________, sindaco effettivo;
-    dott. _____________________________, sindaco effettivo,
per redigere il verbale di insediamento del collegio sindacale.

Sono altresì presenti:
-    ___________, in qualità di ___________;
-    ___________, con funzione di ________.

Premesso che:
-    in data __/__/_____, l’assemblea dei soci conferiva l’incarico di sindaco ai sigg.:

-    ciascun componente ha reso la dichiarazione di trasparenza e di accettazione dell’incarico;
-    in base alle dichiarazioni rese, non ricorre per nessuno di essi alcuna delle cause di ineleggibilità, incompatibilità e decadenza previste dalla normativa vigente [in aggiunta: e dallo statuto].

Tanto premesso, il collegio sindacale, in conformità a quanto previsto dagli artt. 2399, 2400, 2449 c.c., dal D.Lgs. 9 aprile 1991, n. 127, dal D.Lgs. 27 gennaio 2010, n. 39 e dalle Norme nn. 1.2., 1.3., 1.4. e 2. delle “Norme di comportamento del collegio sindacale - Principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate”, emanate dal CNDCEC e vigenti dal 30 settembre 2015, dà atto di quanto segue:
i sindaci incontrano il dott./sig. ________ nella sua qualità di amministratore unico [ovvero: presidente del consiglio di amministrazione] il quale comunica che l’attività di ___________ è stata svolta in conformità all’oggetto sociale previsto nell’atto costitutivo.

Nell’ambito delle attività iniziali, il collegio acquisisce informazioni circa l’assetto organizzativo e amministrativo-contabile, prendendo in considerazione:
[Si indicano di seguito, a titolo esemplificativo, alcuni elementi informativi che si reputa opportuno acquisire].
ELEMENTI INFORMATIVI    DESCRIZIONE CARATTERISTICHE DELLA SOCIETÀ
•    tipologia di società (s.p.a., s.r.l., cooperativa, ente di interesse pubblico, ecc.);
•    stato della società (operativa, non operativa, in liquidazione, soggetta a procedure concorsuali);
•    struttura e governance societaria;
•    svolgimento di attività di direzione e coordinamento (ovvero: assoggettamento ad attività di direzione e coordinamento);
•    sussistenza di patti parasociali;
•    reputazione della società e del top management;
•    sedi operative della società (numero e ubicazione geografica);
•    caratteristiche dell’assetto organizzativo, amministrativo-contabile.

    
DIMENSIONE ECONOMICA DELLA SOCIETÀ
•    dati contabili (totale dell’attivo dello stato patrimoniale, ricavi delle vendite e delle prestazioni, dipendenti occupati in media durante l’esercizio);
•    principali rischi derivanti dalla complessità, natura e settore di attività (es. svolgimento dell’attività in settori soggetti a normative speciali o soggette a particolari rischiosità);
•    rapporti di controllo con altre società.    

Il collegio sindacale prende visione e riceve il libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale.
[Eventuale: qualora il libro non fosse conservato nella sede sociale, alla conservazione potrà essere delegato il dott. _______________ che lo conserverà presso il proprio studio sito in _______________________________. Egli ne curerà altresì l’aggiornamento .]

Al collegio sindacale viene consegnato il fascicolo di bilancio chiuso al __/__/_____.
La consulenza amministrativa, fiscale [eventuale: lavoro] e societaria è affidata allo studio professionale _________ [eventualmente: cui è demandata anche la tenuta della contabilità]. 
[Se diversa dal precedente studio: La consulenza del lavoro è affidata allo studio professionale _________.]

Il collegio acquisisce la seguente documentazione (di seguito riportata a titolo esemplificativo):
ELEMENTI INFORMATIVI    DESCRIZIONE LIBRI SOCIALI E DOCUMENTI 
•    atto costitutivo e statuto vigente; 
•    elenco dei libri e registri con relativa bollatura, ove prescritta;
•    visura storica del Registro delle Imprese aggiornata;
•    autorizzazioni necessarie per lo svolgimento dell’attività;
•    organigramma;
•    elenco sedi secondarie, stabilimenti, uffici;
•    elenco società controllate e collegate; organigramma del gruppo;
•    elenco dei soggetti cui sono stati attribuiti poteri e relative delibere/procure;
•    copia verbali delle assemblee o del consiglio di amministrazione portanti delibere rilevanti;
•    elenco soci, in caso di s.p.a. e s.a.p.a.;
•    verbali di nomina del revisore legale dei conti (ove nominato);
•    indicazione dei componenti dell’organo di amministrazione e di controllo delle società controllate;
•    indicazione di particolari norme di legge o regolamentari cui è soggetta l’attività svolta;
•    eventuali regolamenti di emissione di prestiti obbligazionari ed altri titoli di debito;
•    contratti di mutuo in presenza di covenant;
•    contratti di copertura (derivati);
•    contratti intercompany o di gruppo; 
•    eventuali contestazioni di violazioni di legge o comunicazioni da parte di autorità di vigilanza;
•    eventuali denunzie dei soci.     

I documenti prodotti vengono acquisiti agli atti del collegio sindacale.
[Eventuale] Il collegio sindacale ritiene opportuno richiedere al precedente collegio le informazioni utili allo svolgimento dell’incarico e, in particolare, affida al presidente il compito di richiedere al precedente collegio sindacale, in persona del suo presidente, informazioni e chiarimenti in merito all’attività di vigilanza svolta con riferimento a _____________________ (indicare le specifiche attività in merito alle quali si chiedono informazioni) e la pertinente documentazione di supporto. 

Luogo, data    

                                                                                                                                   Il collegio sindacale
  

DICHIARAZIONE DI TRASPARENZA 

All’assemblea dei soci della società __________
sede legale in ______, via __________

Oggetto: Dichiarazione di trasparenza ex art. 2400, co. 4, c.c. 

Con la presente, il sottoscritto ____________________, in considerazione della proposta di nomina  [ovvero: della nomina]  a componente effettivo [ovvero: supplente] del collegio sindacale della Vostra società, ai fini e per gli effetti dell’art. 2400, co. 4, c.c. e in conformità a quanto previsto dagli artt. 2409 e 2487 c.c., dal R.D. 16 marzo 1942, n. 267, dal D.Lgs. 8 luglio 1999, n. 70 e dalla Norma n. 1.2. delle “Norme di comportamento del collegio sindacale - Principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate”, emanate dal CNDCEC e vigenti dal 30 settembre 2015, dichiara:

•    di ricoprire attualmente i seguenti incarichi di amministrazione presso le seguenti società:
[indicare gli incarichi relativi all’amministrazione di società di capitali, di persone e cooperative, a qualunque titolo esercitato. Esempio: amministratore, componente del consiglio di amministrazione, componente del consiglio di gestione, liquidatore, amministratore giudiziale o commissario straordinario, ecc.]
-    __________________;
-    __________________;
-    __________________;

•    di ricoprire attualmente i seguenti incarichi di controllo presso le seguenti società:
[indicare gli incarichi di controllo in società di capitali e cooperative ed eventuali altre funzioni di controllo. Esempio: sindaco effettivo o supplente, sindaco unico, componente del consiglio di sorveglianza, componente del comitato di controllo sulla gestione, componente del comitato di sorveglianza, revisore legale ovvero socio ovvero amministratore ovvero sindaco di società di revisione o altra persona nell’ambito della società di revisione responsabile dell’incarico di revisione e del suo svolgimento nonché della relazione di revisione emessa, componente dell’organismo di vigilanza, ecc.]
-    __________________;
-    __________________;
-    __________________;

[ovvero: di non ricoprire attualmente alcun incarico di amministrazione o di controllo in società di capitali, di persone e cooperative] , impegnandosi sin d’ora a comunicare eventuali incarichi di amministrazione o di controllo in società di capitali, di persone e cooperative, che dovessero sopraggiungere dopo la nomina.
[Solo per le società operanti nei mercati del credito, assicurativi e finanziari: 
•    di non essere titolare di cariche negli organi gestionali, di sorveglianza e di controllo in società concorrenti [ovvero: che le cariche di _______ nelle società ___________ non riguardano società considerate concorrenti (ovvero: sono ricomprese nei limiti di cui all’art. 36, D.L. 6 dicembre 2011, n. 201, coordinato con la Legge di conversione del 22 dicembre 2011, n. 214)].


Luogo, data                                               Firma
                                                                                                                                               ____________________ 

DICHIARAZIONE DI ACCETTAZIONE DELLA NOMINA DI SINDACO

All’assemblea dei soci della società __________
sede legale in ______, via __________

Oggetto: Dichiarazione di accettazione della nomina di componente effettivo [ovvero: supplente] del collegio sindacale. 
Il sottoscritto ____________________ dichiara la propria disponibilità ad accettare  [ovvero: accetta]  la nomina alla carica di sindaco effettivo [ovvero: supplente]. 
Premesso di aver reso adeguata informazione sugli incarichi ricoperti, così come meglio relazionato nella dichiarazione di trasparenza resa ai sensi dell’art. 2400, co. 4, c.c. ed aver verificato: 
-    di non trovarsi in una delle situazioni che, in conformità a quanto previsto dagli artt. 2399, 2449 c.c., dal D.Lgs. 9 aprile 1991, n. 127, dal D.Lgs. 27 gennaio 2010, n. 39, dalla Norma n. 1.3. delle “Norme di comportamento del collegio sindacale - Principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate”, emanate dal CNDCEC e vigenti dal 30 settembre 2015 e dallo statuto della Vostra società, costituiscono cause di ineleggibilità, decadenza o di incompatibilità dall’incarico o che compromettono l’indipendenza del sindaco;
-    che la propria nomina sia conforme alle disposizioni del vigente statuto sociale;
-    [ove ricorrente] come siano state osservate le disposizioni delle leggi speciali in materia ___________  [indicare] in quanto richiesti dalla particolare attività della Vostra società;
dichiara:
-    di essere in possesso dei requisiti di professionalità e onorabilità previsti dalla legge [eventuale: e dallo statuto della Vostra società];
-    [eventuale: di essere iscritto nel Registro dei revisori legali al n.         con provvedimento del __/__/_____ pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n.           del __/__/_____];
-    di essere assicurato per la responsabilità civile contro i rischi professionali e quelli derivanti dall’attività di sindaco e/o revisore, con apposita polizza n. ________________ , contratta con la Compagnia di Assicurazioni _____________________________________________________, che prevede il seguente massimale euro ______________ .
Tutto ciò posto, il sottoscritto consente, con la firma della presente, il deposito per l’iscrizione della nomina a sindaco effettivo [ovvero: supplente] nel Registro delle Imprese.

Luogo, data                                                                                                          Firma
                                                                                                                           ____________________

Schema di verbale tratto dal documento “Verbali e procedure del collegio sindacale” del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) edizione 2016.
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