Il collegio sindacale è l’organo di controllo interno della società, con funzioni di vigilanza sull’amministrazione della società.
Il compenso dei sindaci deve essere predeterminato ed è invariabile nel corso della carica.
I sindaci restano in carica per tre esercizi e sono rieleggibili. I sindaci scaduti restano in carica fino alla nomina dei nuovi.
Per le società a responsabilità limitata la nomina del collegio sindacale è obbligatoria quando la società, per due esercizi consecutivi, ha superato almeno uno dei seguenti limiti:
– Attivo patrimoniale: euro 4.000.000;
– Ricavi: euro 4.000.000;
– Dipendenti occupati in media durante l’esercizio: 20 unità.
Obblighi
Articolo 2403 Codice Civile Doveri del collegio sindacale: Il collegio sindacale vigila sull’osservanza della legge e dello statuto (CONTROLLO DI LEGITTIMITA’), sul rispetto dei principi di corretta amministrazione ed in particolare sull’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e sul suo concreto funzionamento (CONTROLLO SULL’AMMINISTRAZIONE).
Esercita inoltre il controllo contabile nel caso previsto dall’articolo 2409 bis, terzo comma.
Attività di verifica:
-verifica dell’osservanza della legge e dello statuto;
-verifica del rispetto dei principi di corretta amministrazione;
-verifica dell’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile adottato dalla società e del suo concreto funzionamento.
L’attività di controllo esercitata dal collegio sindacale si esplica attraverso diverse fasi:
-“ricognitiva”, cioè di assunzione di dati e informazioni;
-“valutativa”, cioè diretta a esprimere il giudizio di conformità/difformità dei fatti gestione rispetto ai parametri legali di giudizio;
-una fase diretta ad adottare le misure di reazione a tutela delle regole violate.
L’attività di controllo dei sindaci trova la sua naturale esplicitazione nella relazione presentata in assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio d’esercizio. Il collegio sindacale, infatti, è sostanzialmente un organo referente dell’assemblea.
Articolo 2407 Codice Civile Responsabilità: I sindaci devono adempiere i loro doveri con la professionalità e la diligenza richieste dalla natura dell’incarico; sono responsabili della verità delle loro attestazioni e devono conservare il segreto sui fatti e sui documenti di cui hanno conoscenza per ragione del loro ufficio.
Essi sono responsabili solidalmente con gli amministratori per i fatti o le omissioni di questi, quando il danno non si sarebbe prodotto se essi avessero vigilato in conformità degli obblighi della loro carica.
All’azione di responsabilità contro i sindaci si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni degli articoli 2393, 2393 bis, 2394, 2394 bis e 2395.
In sintesi, il Collegio Sindacale ha il compito di garantire la legalità, la correttezza e la trasparenza nell’amministrazione della società, tutelando gli interessi degli azionisti, dei soci e delle parti terze coinvolte.
Articolo 2409 – septies del Codice civile: “Il collegio sindacale e i soggetti incaricati della revisione legale dei conti si scambiano tempestivamente le informazioni rilevanti per l’espletamento dei rispettivi compiti”.
Gli scambi di informativa tra sindaco e revisore
L’oggetto dell’informativa al Collegio sindacale si può desumere chiaramente dalla Norma di comportamento Q.3.6. che regola, tra le altre, l’attività di vigilanza del Sindaco sull’attività di Revisione legale dei conti.
Il Collegio sindacale, nell’ambito dell’attività di supervisione della revisione legale dei conti è chiamato ad acquisire dal revisore medesimo in maniera periodica informazioni riguardanti:
la generale portata e pianificazione della revisione d’esercizio e del bilancio consolidato (ove presente);
l’esecuzione del lavoro di revisione;
i risultati significativi emersi nel corso del lavoro di revisione;
l’indipendenza del revisore legale o della società di revisione legale;
gli eventuali risultati e conclusioni a cui dovesse pervenire l’autorità competente in ordine al controllo della qualità, quando istituita.
La Norma di comportamento Q.5.3 declina, poi, da un punto di vista operativo quale sia la documentazione oggetto di questo periodico scambio, ossia:
le eventuali comunicazioni alla direzione, cd. “lettere di suggerimenti”;
gli esiti delle verifiche periodiche effettuate;
la conferma annuale dell’indipendenza da parte del revisore legale o della società di revisione legale, con indicazione dei servizi non di revisione espletati a favore della società anche dalla rete di appartenenza;
la relazione aggiuntiva relativa alle questioni fondamentali emerse in sede di revisione legale, e in particolare alle carenze significative rilevate nel sistema di controllo interno in relazione al processo di informativa finanziaria.
Compenso Collegio Sindacale
La misura del compenso dei componenti del collegio sindacale di società di capitali, ai sensi dell’art. 2402 cod. civ., deve essere stabilita nell’atto costitutivo o deve essere fissata dall’assemblea, sicché, in mancanza di tale indicazione, va determinata dal giudice ex art. 2233 cod.
Articolo 2402 Codice Civile: “La retribuzione annuale dei sindaci, se non è stabilita nello statuto, deve essere determinata dalla assemblea all’atto della nomina per l’intero periodo di durata del loro ufficio”.
Il compenso deve essere predeterminato ed invariabile.
La mancata determinazione del compenso dei sindaci non comporta l’invalidità dell’atto costitutivo o della delibera di nomina, né il venir meno del diritto alla retribuzione. In questo caso, premesso che di per sé la deliberazione di nomina dei sindaci non sarebbe invalida per il solo fatto di non aver nulla previsto sul compenso, l’interessato può adire l’Autorità giudiziaria per la relativa determinazione, che avrà luogo in base all’art. 2233 c.c.
Il diritto al compenso in capo al sindaco è soggetto alla prescrizione quinquennale di cui all’art. 2949 c.c., con conseguente non invocabilità della prescrizione presuntiva triennale prevista dall’art. 2956 c.c.
Il presidente fa presente che prima di procedere alla nomina dei componenti del nuovo collegio è opportuno procedere alla determinazione del compenso dei futuri componenti.
Il presidente propone che per ciascuno dei tre anni di durata dell’incarico il compenso sia come di seguito proposto:
• euro < ……. > per il presidente;
• euro < ……. > per ciascun sindaco effettivo.
L’assemblea all’unanimità approva la proposta del presidente e delibera i compensi proposti.
Successivamente procede alla nomina del collegio sindacale e accogliendo la proposta del presidente si procede alla votazione per alzata di mano.
L’assemblea per alzata di mano ed effettuata controprova nomina:
• come presidente: [nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale, n. iscrizione registro];
• come effettivo: [nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale, n. iscrizione registro];
I sindaci nominati, tutti presenti dichiarano di accettare l’incarico.
Equo compenso professionisti: in vigore dal 20 maggio 2023
Il DDL che disciplina l’equo compenso delle prestazioni professionali rese nei confronti di particolari categorie di imprese, con la finalità di rafforzare la tutela del professionista, è stato approvato il 12 aprile 2023 è pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 5 maggio 2023 dopo un lunghissimo iter di oltre 3 anni.
La legge n. 29 2023 entra in vigore il 20 maggio 2023.
La nuova legge prevede che l’equo compenso si applichi esclusivamente alle prestazioni d’opera intellettuale verso:
imprese bancarie;
imprese assicurative;
imprese con ricavi annui superiori a 10 milioni di euro o con più di 50 dipendenti;
pubblica amministrazione, escluse le società veicolo di cartolarizzazione e agenti della riscossione.
Non si applicano alle convenzioni in corso, già sottoscritte alla data dell’entrata in vigore.
I compensi minimi, per i componenti del collegio sindacale, previsti dal riquadro 11 della Tabella C sono agganciati alla “sommatoria dei componenti positivi di reddito lordi e delle attività” (ossia, in buona sostanza, alla sommatoria del Totale Valore della Produzione e del Totale Attivo di bilancio) e, attualmente, corrispondono a:
– se la predetta sommatoria non supera 5 milioni di euro: 6.000 euro;
– se la predetta sommatoria supera 5 milioni di euro, ma non supera 100 milioni di euro: 6.000 euro più lo 0,009% dell’eccedenza rispetto a 5 milioni di euro;
– se la predetta sommatoria supera 100 milioni di euro, ma non supera 300 milioni di euro: 14.550 euro più lo 0,006% dell’eccedenza rispetto a 100 milioni di euro;
– se la predetta sommatoria supera 300 milioni di euro, ma non supera 800 milioni di euro: 26.550 euro più lo 0,005% dell’eccedenza rispetto a 300 milioni di euro;
– se la predetta sommatoria supera 800 milioni di euro: 51.550 euro più 7.500 euro per ogni 100 milioni (o frazione di 100 milioni) di eccedenza rispetto a 800 milioni di euro.
Ai sensi dell’art. 29 del DM 140/2012, il compenso così calcolato:
– è aumentato fino al 100% quando il professionista riveste la carica di sindaco unico, mentre, nei casi di organo collegiale, è incrementato fino al 50% con riguardo al professionista che riveste la carica di presidente del collegio sindacale;
– è ridotto, fino alla metà, nel caso in cui l’incarico riguardi società di semplice amministrazione di beni immobili di proprietà o di mero godimento di beni patrimoniali, oppure in stato di liquidazione o in procedura concorsuale.
Ai sensi dell’art. 3 della legge sull’equo compenso, la pattuizione di compensi inferiori a quelli risultanti dai predetti parametri minimi (o da quelli che in futuro andassero ad aggiornarli o sostituirli) sarà nulla e la nullità, oltre che poter essere invocata dal professionista avanti il Tribunale per la rideterminazione del compenso, sarà rilevabile anche d’ufficio.
Il Collegio Sindacale e la sfida degli adeguati assetti aziendali.
Il Collegio Sindacale assume un ruolo di grande rilevanza nell’assicurare la corretta gestione aziendale, conforme alla legge e agli statuti, come definito dall’Articolo 2403 del Codice Civile. In particolare, il Collegio Sindacale deve monitorare l’adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile dell’azienda, verificandone l’effettivo funzionamento. Questa responsabilità è sottolineata dall’Articolo 2407, che richiede ai sindaci di adempiere ai propri doveri con professionalità e diligenza, con la responsabilità solidale rispetto agli amministratori per qualsiasi danno evitabile attraverso una supervisione adeguata.
In un’epoca in cui l’efficienza operativa e la trasparenza aziendale sono fondamentali per il successo e la sostenibilità di qualsiasi impresa, la collaborazione con consulenti esterni esperti e indipendenti può offrire vantaggi significativi. Tale collaborazione non solo mitiga i rischi e alleggerisce le responsabilità degli amministratori e del Collegio Sindacale ma contribuisce anche a migliorare l’efficienza e la chiarezza aziendale. In un mondo degli affari in costante evoluzione, la cooperazione tra il Collegio Sindacale e consulenti esterni è essenziale per un futuro prospero e sostenibile.
La sostituzione di un componente del consiglio di amministrazione può avvenire tramite il procedimento di COOPTAZIONE.
La cooptazione è un metodo per sostituire un membro dimissionario del Consiglio di Amministrazione (CdA) con un nuovo membro, senza la necessità di convocare un’assemblea dei soci. Questo metodo è previsto dall’articolo 2386 del codice civile. FASI: Il CdA delibera la cooptazione del nuovo membro. La delibera deve essere approvata dalla maggioranza dei membri del CdA in carica.
Il Collegio Sindacale, se esiste, dà la sua approvazione alla delibera di cooptazione. Se il Collegio Sindacale non approva la delibera, il CdA può comunque cooptare il nuovo membro, ma la sua nomina sarà valida solo fino alla prossima assemblea dei soci.
Il nuovo membro del CdA assume la carica.
Verbale del Consiglio di Amministrazione per la Cooptazione di un Consigliere
Premesso che:
In data //__ il consigliere ___________ ha rassegnato le dimissioni [dalla carica di consigliere di amministrazione della società per ___________ (indicare i motivi)].
L’organo di amministrazione intende cooptare il sig. ___________ in sostituzione del dimissionario ___________.
Il collegio sindacale è chiamato a dare la sua approvazione, ai sensi dell’art. 2386, co. 1, c.c., alla delibera che sarà sottoposta all’organo di amministrazione convocato per il giorno //_____ alle ore : presso ______ con all’ordine del giorno la cooptazione del dott. ___________ quale componente dell’organo di amministrazione in sostituzione del dimissionario dott. ___________.
Il collegio sindacale, dopo aver esaminato la situazione, approva la cooptazione del dott. ___________ come nuovo consigliere di amministrazione.
Ai sensi dell’art. 2475 c.c. le S.r.l. possono essere amministrate da:
da un organo monocratico (amministratore unico);
da un organo pluripersonale di natura collegiale (consiglio di amministrazione, CdA);
da un organo pluripersonale, i cui membri però non agiscono collegialmente.
Il numero dei componenti del CdA è stabilito dallo statuto, il quale può anche indicare soltanto un numero massimo e minimo di componenti: in questo caso la determinazione del numero dei componenti spetta all’assemblea (art. 2380-bis c.c.).
In ordine alla sostituzione degli amministratori cessati dalla carica, in mancanza di previsioni dello statuto si ritiene applicabile in via analogica l’art. 2386 c.c. dettato per la S.p.A., secondo cui:
se nel corso dell’esercizio vengano a mancare uno o più amministratori, gli altri devono provvedere a sostituirli (con deliberazione approvata, se esiste, dal collegio sindacale), purché la maggioranza sia sempre costituita da amministratori nominati dai soci (c.d. “cooptazione“ );
gli amministratori restano in carica fino al più prossimo evento decisionale dei soci;
se viene meno la maggioranza degli amministratori nominati dai soci, quelli rimasti in carica devono provocare una decisione dei soci affinché gli stessi provvedano alla sostituzione dei mancanti;
gli amministratori scadono insieme con quelli in carica all’atto della loro nomina;
Articolo 2386 Codice Civile Sostituzione degli amministratori
Se nel corso dell’esercizio vengono a mancare uno o più amministratori, gli altri provvedono a sostituirli con deliberazione approvata dal collegio sindacale, purché la maggioranza sia sempre costituita da amministratori nominati dall’assemblea. Gli amministratori così nominati restano in carica fino alla prossima assemblea.
Spiegazione dell’art. 2386 Codice Civile
L’istituto della Cooptazione mira a garantire la completezza e il regolare funzionamento del consiglio di amministrazione nel numero fissato dall’atto di nomina, o dallo statuto, e di non aggravare eccessivamente l’assemblea imponendo una convocazione immediata ogniqualvolta venga meno un componente dell’organo gestorio. La cooptazione è un obbligo degli amministratori rimasti in carica. L’amministratore cooptato ha poteri identici a quelli degli amministratori di nomina assembleare. La cooptazione deve essere approvata dal collegio sindacale, se questo non approva dovrà essere convocata l’assemblea.
Cass. civ. n. 4662/2001
La ratifica, ad opera dell’assemblea, della nomina dell’amministratore, in sostituzione di quello venuto a mancare nel corso dell’esercizio, deliberata ex art. 2386, primo comma, c.c. dagli altri amministratori ed approvata dal collegio sindacale, può essere anche implicita, se fatta attraverso una formale delibera con oggetto diverso ma avente come presupposto il conferimento della carica sociale, così determinandosi ugualmente l’inserimento del preposto nella organizzazione sociale e la riferibilità alla società della sua attività.
Le dimissioni costituiscono l’atto formale con il quale l’amministratore di una società a responsabilità limitata, comunica il termine del proprio incarico, indicandone anche le ragioni. L’amministratore che rinunzia all’ufficio deve darne comunicazione scritta al consiglio d’amministrazione e al presidente del collegio sindacale.
Art. 2385 c.c.
“L’amministratore che rinunzia all’ufficio deve darne comunicazione scritta al consiglio d’amministrazione e al presidente del collegio sindacale. La rinunzia ha effetto immediato, se rimane in carica la maggioranza del consiglio di amministrazione, o, in caso contrario, dal momento in cui la maggioranza del consiglio si è ricostituita in seguito all’accettazione dei nuovi amministratori.
La cessazione degli amministratori per scadenza del termine ha effetto dal momento in cui il consiglio di amministrazione è stato ricostituito.
La cessazione degli amministratori dall’ufficio per qualsiasi causa deve essere iscritta entro trenta giorni nel registro delle imprese a cura del collegio sindacale”
ORDINE DEL GIORNO
Dimissioni dell’amministratore e conseguente nuova nomina.
Assume la presidenza dell’assemblea ai sensi di legge e di statuto l’amministratore unico signor ………………………. e viene chiamato a fungere da segretario il signor ………
Sul primo argomento all’ordine del giorno il presidente informa che per motivi personali si vede costretto a rassegnare le proprie dimissioni dalla carica di amministratore unico e pertanto invita l’assemblea a procedere alla nuova nomina.
L’assemblea, dopo aver ringraziato il signor ……………………………….. per la fattiva opera prestata alla società, con voto unanime delibera di nominare amministratore, sino a revoca o dimissioni e con i poteri previsti dalla legge e dallo statuto sociale il Sig. ……………… nato a …………… il ……………… e residente in ……………………………….. Via …………………….
