VERBALE RELATIVO ALLA VIGILANZA SULL’ADEGUATEZZA E SUL FUNZIONAMENTO DELL’ASSETTO ORGANIZZATIVO
In data __/__/_____, alle ore __:__, presso [la sede/gli uffici amministrativi della società] _______________, in _____________ via/piazza _________,
si è riunito il collegio sindacale nelle persone di:
– dott. _____________________________, presidente del collegio sindacale;
– dott. _____________________________, sindaco effettivo;
– dott. _____________________________, sindaco effettivo,
per redigere il verbale relativo alla vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento dell’assetto organizzativo.
Sono altresì presenti:
– _______________, in qualità di _______________;
– _______________, con funzione di ____________.
Premesso che:
– ai sensi dell’art. 2403 c.c. e della Norma n. 3.4. delle “Norme di comportamento del collegio sindacale – Principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate”, emanate dal CNDCEC e vigenti dal 30 settembre 2015, il collegio sindacale è tenuto a svolgere l’attività di vigilanza sui principi di corretta amministrazione.
Tanto premesso, si procede preliminarmente all’esame dell’assetto organizzativo della società, in base alle disposizioni di legge e alla Norma n. 3.4. delle “Norme di comportamento del collegio sindacale – Principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate”. In particolare, si dà atto che:
a) il sistema di governo societario risulta così articolato: ___________ [organi, uffici e competenze];
b) l’amministrazione risulta così articolata: ___________ [organi, uffici e competenze];
c) il sistema di controllo interno risulta così articolato: _____________ [organi, uffici e competenze];
d) il sistema amministrativo-contabile risulta così articolato: _____________ [interno/esterno, studio professionale ______, modalità concrete e procedure di tenuta della contabilità: libri, sistemi informatici, etc.];
e) alla società sono state impartite le seguenti direttive di gruppo da parte della società _____________.
Sono stati eseguiti i seguenti test e procedure di controllo al fine di acquisire elementi che consentano di accertare l’efficace funzionamento degli assetti societari: ________________________.
Si è proceduto all’esame dell’organigramma predisposto dalla società e sono state individuate le aree su cui esperire i controlli per verificare le procedure esistenti e la loro concreta applicazione, nonché la loro funzionalità agli obiettivi aziendali; è stata riscontrata [ovvero: non è stata riscontrata] l’esistenza di procedure che assicurano la presenza di personale con adeguata competenza a svolgere le funzioni assegnate nonché la presenza di direttive e di procedure aziendali e la loro effettiva diffusione.
L’organigramma aziendale individua:
un responsabile di produzione, nella persona del sig. ______________,
un responsabile commerciale, nella persona del sig. _______________,
un responsabile amministrativo, nella persona del sig. _____________,
un responsabile _______________, nella persona del sig. __________.
La società si avvale delle prestazioni di n. ___ dipendenti e di n. ___ collaboratori.
Nel trimestre di riferimento sono stati assunti n. ___ operai adibiti al reparto _____________ (produzione magazzino, ecc.) e n. ___ impiegati adibiti a mansioni _______________ (contabili, commerciali, gestionali, ecc.).
I (n. ___) collaboratori e professionisti che collaborano con l’azienda svolgono le seguenti mansioni:
_______________.
La società si avvale inoltre di una rete di agenti per la promozione dei prodotti costituita da n. ___ rappresentanti e da n. ___ procacciatori di affari che operano nelle seguenti zone: _______________.
La società ha provveduto regolarmente all’iscrizione presso l’Enasarco degli agenti di commercio iscritti a ruolo e versa regolarmente i relativi contributi, nonché le ritenute operate a titolo di acconto IRPEF.
Alla luce delle informazioni acquisite anche attraverso lo scambio di informazioni con l’organo di amministrazione e con i responsabili delle diverse funzioni, si ritiene che la struttura organizzativa sia/non sia adeguata alle dimensioni aziendali.
[In caso negativo: In particolare, si rileva: ________ (eventuale: e si suggerisce: ________ ad esempio: un incremento di personale impiegato nel reparto ________, in quanto evidentemente non adeguato alle nuove esigenze aziendali).]
Luogo, data
Il collegio sindacale
Schema di verbale tratto dal documento “Verbali e procedure del collegio sindacale” del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) edizione 2016.
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