La configurazione iniziale di DocFinance è una fase cruciale per garantire che il software funzioni in modo ottimale e sia completamente integrato con il sistema gestionale aziendale. Un setup accurato consente di sfruttare al massimo le funzionalità avanzate di DocFinance, automatizzando processi finanziari, riducendo gli errori e migliorando l’efficienza operativa.
1. Installazione e setup assistito (Wizard)
Il primo passo per utilizzare DocFinance è eseguire il setup assistito, che guida l’utente attraverso le configurazioni iniziali.
Dati aziendali: Inserire le informazioni principali, come ragione sociale, codice fiscale e partita IVA.
Connessione al sistema gestionale (ERP): Configurare l’integrazione con il gestionale aziendale per lo scambio bidirezionale di dati.
Connessione bancaria: Collegare DocFinance al sistema bancario tramite standard come CBI o SEPA.
Test di convalida: Verificare la corretta connessione sia con il gestionale che con le banche.
2. Configurazione dei valori di default
I valori di default definiscono le impostazioni predefinite che DocFinance utilizzerà per gestire i flussi finanziari.
Conto transitorio: Configurare un conto contabile per registrare temporaneamente movimenti non ancora definiti.
Voce finanziaria di default: Assegnare una voce finanziaria standard per i flussi non categorizzati.
Scadenziari: Impostare tempi medi di pagamento/incasso per le previsioni finanziarie.
3. Setup delle esportazioni
La configurazione delle esportazioni garantisce che DocFinance possa comunicare con il gestionale aziendale.
Percorsi di esportazione: Definire i percorsi di rete o locali dove salvare i file esportati (anagrafiche, movimenti, scadenziari).
Tracciati dei file: Specificare il formato (es. CSV, XML) e mappare i campi tra DocFinance e il gestionale.
4. Setup delle importazioni
Importazioni Co.ge (Contabilità Generale):
Mappatura dei conti: Associare i conti contabili di DocFinance con quelli del gestionale.
Regole di riconciliazione: Definire i criteri per associare i movimenti importati a fatture o scadenze.
Importazioni Insoluti:
Causali per insoluti: Configurare causali contabili specifiche per la gestione degli insoluti.
Automazione: Attivare il riconoscimento automatico degli insoluti dai dati bancari.
5. Setup multicompany
Per aziende con più entità legali, la modalità Multicompany consente di gestire più aziende con un’unica installazione.
Dati distinti: Configurare i dettagli di ciascuna azienda (ragione sociale, conti bancari, parametri specifici).
Separazione dei dati: Assegnare percorsi separati per esportazioni e importazioni.
6. Configurazione delle anagrafiche
Piano dei Conti:
Abilitare i conti che saranno utilizzati per scadenze, insoluti o spese bancarie.
Clienti e Fornitori:
Configurare il rating per i clienti/fornitori e assegnare una voce finanziaria specifica.
Associare la banca di appoggio per ciascun cliente/fornitore.
Banche:
Definire i conti bancari da esportare e associare le banche principali.
Paesi:
Configurare i paesi abilitati per operazioni SEPA.
7. Setup generali
Esclusione categorie di registrazione: Definire quali categorie di movimenti non devono essere sincronizzate con DocFinance.
Associazione metodi di pagamento: Collegare i metodi di pagamento utilizzati dall’azienda ai codici DocFinance.
Causali di scambio dati: Configurare causali standard per garantire la corretta sincronizzazione.
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