Il ciclo passivo è un insieme di processi aziendali che gestiscono l’acquisto di beni e servizi e il pagamento dei relativi fornitori.
In altre parole, rappresenta il flusso di attività che inizia con la ricezione di un ordine da un cliente e termina con il pagamento del fornitore che ha fornito i beni o servizi richiesti.
Inefficienze comuni nei processi del ciclo passivo:
Processi manuali: Inserimento manuale di dati, approvazioni manuali, gestione cartacea dei documenti.
Mancanza di visibilità: Difficoltà nel monitorare lo stato dei processi e dei pagamenti.
Errori e ritardi: Errori di battitura, ritardi nelle approvazioni, fatture smarrite o pagate in ritardo.
Scarsa collaborazione: Mancanza di comunicazione e collaborazione tra i dipartimenti coinvolti.
Flussi di lavoro complessi: Processi con troppi passaggi e approvazioni, che rallentano l’elaborazione delle fatture.
Mancanza di automazione: Mancato utilizzo di tecnologie per automatizzare attività ripetitive e ad alto volume.
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Suggerimenti per la digitalizzazione di un processo del ciclo passivo:
Iniziare con un processo pilota: Scegliere un processo ben definito con un alto volume di transazioni per iniziare.
Coinvolgere le parti interessate: Coinvolgere i dipendenti di tutti i dipartimenti coinvolti nel processo per raccogliere feedback e garantire la loro adesione.
Scegliere la tecnologia giusta: Selezionare soluzioni tecnologiche che si integrino con i sistemi esistenti e che siano facili da usare.
Adottare un approccio incrementale: Implementare la digitalizzazione gradualmente, espandendola ad altri processi man mano che si acquisisce esperienza.
Monitorare e misurare i risultati: Monitorare le prestazioni del processo digitalizzato e misurare i miglioramenti ottenuti.
Tappare i fori prima di aggiungere altra acqua
Processo: Conciliazione delle fatture
Fase attuale:
Ricezione fatture cartacee o elettroniche
Inserimento manuale dei dati in un sistema gestionale
Abbinamento manuale delle fatture con gli ordini d’acquisto
Controllo manuale delle fatture per errori
Approvazione manuale delle fatture
Emissione dei pagamenti
Problemi:
Processi manuali lenti e soggetti a errori
Mancanza di visibilità sullo stato delle fatture
Difficoltà nel tenere traccia delle scadenze di pagamento
Rischio di frodi e pagamenti duplicati
Soluzione digitale:
Implementazione di un sistema di fatturazione elettronica (Sdi) per la ricezione e l’invio di fatture elettroniche
Integrazione del sistema di fatturazione elettronica con il sistema gestionale per automatizzare l’inserimento dei dati
Utilizzo di software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre automaticamente i dati dalle fatture cartacee
Implementazione di un flusso di lavoro di approvazione digitale per le fatture
Integrazione con il sistema di pagamento per automatizzare l’emissione dei pagamenti
Vantaggi:
Riduzione dei tempi di elaborazione delle fatture
Maggiore accuratezza dei dati
Migliore visibilità sullo stato delle fatture
Riduzione del rischio di errori e frodi
Pagamenti più rapidi ai fornitori
Migliore flusso di cassa
Esempi di tecnologia implementabile:
Software di fatturazione elettronica: Fattura elettronica Sdi
Software OCR
Software di flusso di lavoro di approvazione
Sistema di pagamento
Mappatura processi aziendali modello
Considerazioni aggiuntive:
La digitalizzazione del processo di conciliazione delle fatture è solo un esempio di come la digitalizzazione può essere utilizzata per migliorare i processi del ciclo passivo.
Esistono molte altre opportunità di digitalizzazione in altre fasi del ciclo passivo, come l’ordine di acquisto, la gestione dei fornitori e la gestione dei pagamenti.
L’azienda deve valutare attentamente le proprie esigenze e i propri processi per identificare le aree in cui la digitalizzazione può apportare i maggiori benefici.
È importante ricordare che la digitalizzazione non è solo una questione di tecnologia. Richiede anche cambiamenti nei processi aziendali e nella cultura aziendale.
Criticità da considerare nella digitalizzazione di un processo del ciclo passivo:
Resistenza al cambiamento: I dipendenti potrebbero essere restii ad adottare nuove tecnologie e modi di lavorare.
Costi di implementazione: L’implementazione di soluzioni tecnologiche può comportare costi iniziali significativi.
Problemi di integrazione: La nuova tecnologia potrebbe non integrarsi perfettamente con i sistemi esistenti.
Problemi di sicurezza: È importante garantire la sicurezza dei dati e la conformità alle normative.
Mancanza di competenze: Potrebbe essere necessario formare i dipendenti sull’utilizzo delle nuove tecnologie.
Articolo redatto da Francesco Cacchiarelli 28-03-2018 07:39:18
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Francesco Cacchiarelli economista di impresa dal 1989
Iscritto all’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Viterbo, al numero 084 sezione A, anzianità 1989
Iscritto nel Registro dei Revisori Legali MEF, al numero 103287 sezione A, anzianità 1999
