La gestione dei bonifici ai fornitori è uno degli aspetti più critici della tesoreria aziendale. DocFinance offre una soluzione integrata che centralizza e ottimizza il processo, automatizzando le disposizioni di pagamento e garantendo un flusso di lavoro fluido tra tesoreria, banca e contabilità.
1. Esportazione dei dati dal gestionale a DocFinance
Il processo inizia con l’esportazione dei dati dal gestionale contabile verso DocFinance. Questa operazione include informazioni essenziali come:
Anagrafiche fornitori:
Ragione sociale, IBAN e codice SWIFT/BIC.
Dati di contatto e metodi di pagamento associati.
Scadenzario fornitori:
Elenco delle scadenze aperte con importi residui e date di pagamento.
Procedura di esportazione:
Accedi alla funzione di Esportazione Scadenze nel gestionale.
Filtra le scadenze rilevanti:
Fornitori con importi residui superiori a zero.
Date di pagamento comprese in un intervallo specifico (es. entro il mese corrente).
Genera il file di esportazione (formato CSV, TXT o XML).
Salva il file in un percorso predefinito (es. C:/Export/DocFinance/Scadenze).
Obiettivo:
Garantire che DocFinance disponga di tutte le informazioni necessarie per gestire i bonifici ai fornitori.
2. Setup in DocFinance
Prima di utilizzare DocFinance per i bonifici, è necessario configurare correttamente il sistema.
Configurazioni principali:
Anagrafiche fornitori:
Importa le anagrafiche dal gestionale.
Verifica che ogni fornitore abbia un IBAN corretto e una banca associata.
Causali di pagamento:
Configura le causali utilizzate per i pagamenti (es. bonifico standard, bonifico estero).
Percorsi di Esportazione/Importazione:
Definisci i percorsi per l’importazione delle scadenze e l’esportazione dei movimenti contabili.
Priorità di pagamento:
Imposta regole per dare priorità a specifici fornitori o tipi di scadenze.
Obiettivo:
Garantire che DocFinance sia pronto a ricevere i dati e generare le disposizioni di pagamento.
3. Flusso di lavoro: Disposizione dei bonifici
Una volta configurato, il flusso di lavoro prevede l’utilizzo di DocFinance come piattaforma centrale per la gestione dei bonifici.
Passaggi operativi:
Importazione delle scadenze:
Carica il file di scadenze esportato dal gestionale.
Verifica che tutte le scadenze siano state importate correttamente.
Elaborazione dei pagamenti:
DocFinance analizza le scadenze e propone i pagamenti da effettuare.
L’operatore può:
Confermare i pagamenti proposti.
Modificare importi, priorità o ordini di pagamento.
Genera il file delle disposizioni di pagamento in formato compatibile con la banca (es. SEPA, CBI).
Trasmissione alla banca:
Invia il file alla banca tramite il modulo di Corporate Banking integrato in DocFinance.
Monitoraggio e conferma:
DocFinance aggiorna automaticamente lo stato dei pagamenti in base alle risposte ricevute dalla banca.
4. Importazione dei movimenti in contabilità
Dopo aver eseguito i bonifici, i dati relativi ai movimenti finanziari vengono esportati da DocFinance e importati nel gestionale per aggiornare la contabilità.
Procedura di importazione:
Esportazione da DocFinance:
Genera un file con i dettagli dei movimenti (es. bonifici, spese bancarie).
Importazione nel Gestionale:
Carica il file nel modulo contabile.
Associa i pagamenti ai conti contabili e chiudi le partite aperte dei fornitori.
5. Vantaggi del flusso DocFinance-Corporate Banking-Contabilità
Centralizzazione:
DocFinance funge da punto unico per gestire le disposizioni di pagamento.
Automazione:
Riduzione del lavoro manuale grazie alla sincronizzazione tra gestionale, DocFinance e banca.
Precisione:
Evita errori nella registrazione contabile, grazie a dati accurati esportati direttamente da DocFinance.
Tracciabilità:
Ogni operazione è documentata e riconciliabile con i movimenti bancari.
Efficienza:
Il processo semplificato riduce i tempi di gestione dei pagamenti e delle registrazioni contabili.
6. Criticità nelle esportazioni dal gestionale
Incompleta o errata configurazione delle anagrafiche:
IBAN mancanti o non validi.
Dati dei fornitori non aggiornati (es. codici, ragione sociale).
Incoerenze tra le informazioni presenti nel gestionale e quelle richieste da DocFinance.
Esportazione parziale delle scadenze:
Filtri errati che escludono alcune scadenze da pagare.
Errori nella struttura del file esportato (formato non conforme o campi mancanti).
Causali non mappate correttamente:
Mancata associazione tra le causali del gestionale e quelle previste in DocFinance, causando problemi nell’importazione delle scadenze.
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