L’esportazione dei dati da un sistema gestionale verso DocFinance è una fase cruciale per sincronizzare le informazioni contabili e finanziarie. La procedura consente di esportare anagrafiche, scadenzari, movimenti e ordini.
1. Verifica e preparazione preliminare
Configurazione del setup:
Assicurarsi che il setup generale in DocFinance sia stato completato:
Percorsi di esportazione: Definire la cartella di destinazione e il formato dei file esportati (ad esempio, CSV o TXT).
Mappatura delle causali: Verificare la corrispondenza tra le causali del gestionale e quelle di DocFinance.
Abilitazione dei conti: Controllare che i conti siano contrassegnati per l’esportazione.
Verifica delle Anagrafiche:
Confermare che le anagrafiche di clienti, fornitori e conti correnti siano aggiornate e complete.
Assicurarsi che i codici siano univoci e compatibili con quelli richiesti da DocFinance.
2. Avvio della procedura di esportazione
Esportazione delle anagrafiche
Apertura della funzione di esportazione:
Accedere al menu di esportazione anagrafiche nel gestionale.
Selezione dei dati da esportare:
Scegliere i tipi di anagrafiche da esportare:
Piano dei conti.
Clienti e fornitori.
Conti correnti bancari.
Impostare i filtri per limitare l’esportazione solo ai dati aggiornati (ad esempio, data ultima modifica).
Generazione del file:
Specificare il formato e il percorso del file di output.
Avviare l’esportazione e verificare che il file venga salvato nella directory indicata.
Esportazione scadenziario Clienti e Fornitori
Accesso alla funzione:
Dal gestionale, accedere alla sezione dedicata all’esportazione dello scadenzario.
Filtri di selezione:
Selezionare le partite aperte con importi residui.
Escludere le scadenze congelate (es. Ri.Ba. non ancora maturate).
Creazione del file:
Impostare il formato e il percorso del file.
Verificare che l’importo residuo delle scadenze sia corretto e aggiornato.
3. Controllo dei file esportati
Verifica manuale:
Aprire i file esportati (ad esempio, in un editor di testo o in Excel) per controllare:
La struttura del file.
La completezza dei dati (campi come codici, descrizioni, importi, ecc.).
Correggere eventuali errori prima di importare in DocFinance.
Rispetto dei formati richiesti:
Verificare che il file rispetti i requisiti di DocFinance (es. delimitatori, colonne, ordine dei campi).
4. Importazione in DocFinance
Caricamento del file:
Accedere a DocFinance e avviare la funzione di importazione dati.
Selezionare il file generato dal gestionale.
Verifica dei dati importati:
Controllare che i dati siano stati caricati correttamente in DocFinance.
Segnalare eventuali errori o dati mancanti per una revisione nel gestionale.
5. Reportistica e controlli finali
Generazione report:
In DocFinance, generare un report di verifica sui dati importati.
Confrontare le informazioni con quelle presenti nel gestionale.
Chiusura dell’operazione:
Confermare l’esportazione completata.
Conservare una copia dei file esportati come backup.
Esempio: Esportazione delle anagrafiche dei clienti
Scenario:
L’azienda deve esportare l’elenco dei clienti registrati nel gestionale con i dettagli necessari per la gestione finanziaria in DocFinance.
Step-by-Step:
Apertura del Modulo di Esportazione:
Dal menu del gestionale, accedi alla sezione Anagrafiche.
Seleziona l’opzione esporta clienti.
Configurazione dei filtri:
Imposta i criteri per includere solo i clienti attivi.
Escludi eventuali clienti bloccati o inattivi.
Specifica la data di aggiornamento (es. Ultima modifica dopo il 01 dicembre).
Definizione del file di esportazione:
Seleziona il formato del file (es. CSV).
Specifica il percorso di destinazione (es. C:/Export/DocFinance/Clienti).
Avvio dell’Esportazione:
Clicca su avvia esportazione.
Il sistema genererà il file e lo salverà nel percorso scelto.
Verifica del file esportato:
Apri il file con Excel o un editor di testo.
Controlla che i dati includano:
Codice Cliente: Identificativo univoco.
Ragione Sociale: Nome del cliente.
Indirizzo e-mail e Telefono: Dettagli di contatto.
Metodo di Pagamento: Per integrazione con DocFinance.
Caricamento in DocFinance:
Accedi a DocFinance e utilizza la funzione di Importazione Anagrafiche.
Carica il file e verifica che i clienti siano stati importati correttamente.
Esempio: Esportazione dei conti correnti bancari
Scenario:
L’azienda deve esportare i dettagli dei conti correnti bancari attivi dal gestionale verso DocFinance per sincronizzare i dati e gestire i flussi di cassa.
Step-by-Step:
Apertura del modulo di anagrafiche:
Accedi alla sezione Anagrafiche Banche nel gestionale.
Selezione dei conti bancari:
Scegli l’opzione esporta conti correnti.
Applica i filtri per includere solo i conti correnti attivi e utilizzati per le operazioni finanziarie aziendali.
Configurazione del file di esportazione:
Seleziona il formato del file di esportazione (CSV, TXT).
Specifica il percorso di destinazione del file (es. C:/Export/DocFinance/ContiBancari).
Generazione del file:
Clicca su esporta.
Il file sarà generato con i seguenti campi:
Codice Banca: Identificativo della banca.
Codice Conto Corrente: Univoco per ogni conto.
IBAN: Dettaglio essenziale per le operazioni SEPA.
Descrizione Conto: Nome del conto (es. Conto Operativo).
Valuta: Moneta di riferimento del conto.
Verifica del file:
Apri il file esportato e verifica che tutti i campi siano completi e corretti.
Controlla la formattazione dell’IBAN e dei codici univoci.
Importazione in DocFinance:
Accedi al modulo Importazione Banche in DocFinance.
Carica il file generato e verifica che i conti correnti siano stati correttamente sincronizzati.
Esempio: Esportazione dei movimenti bancari
Scenario:
L’azienda esporta i movimenti bancari dal gestionale per importarli in DocFinance, facilitando la riconciliazione con le operazioni finanziarie.
Step-by-Step:
Accesso al modulo movimenti bancari:
Nel gestionale, apri la sezione Movimenti Bancari.
Selezione dei movimenti:
Scegli l’opzione esporta movimenti.
Filtra i dati in base a:
Range di date: Es. movimenti dal 1° al 31° gennaio 2025.
Conti correnti specifici: Esporta solo i movimenti di conti operativi o conti specifici.
Definizione del formato del file:
Seleziona il formato richiesto da DocFinance (TXT, CSV, o XML).
Configura il file per includere i seguenti campi:
Data del movimento.
Codice banca.
Importo.
Descrizione del movimento (es. bonifico in entrata, pagamento fornitore).
Tipo di operazione (entrata/uscita).
Generazione del file:
Imposta il percorso di esportazione (es. C:/Export/DocFinance/Movimenti).
Avvia l’esportazione cliccando su Genera File.
Verifica manuale:
Apri il file esportato con un editor di testo o un foglio di calcolo.
Controlla che i dati siano coerenti e che i campi obbligatori siano completi.
Importazione in DocFinance:
Accedi al modulo Importazione Movimenti Bancari in DocFinance.
Seleziona il file generato e importalo.
Verifica che i movimenti siano stati correttamente riconciliati con le operazioni pianificate.
Esempio: Esportazione dati per effettuare bonifici ai fornitori
Scenario:
L’azienda deve generare un file di esportazione contenente i dettagli dei pagamenti ai fornitori, da inviare alla banca tramite DocFinance per disporre bonifici.
Step-by-Step: Procedura di Esportazione
1. Preparazione dei dati
Accesso al modulo scadenze:
Nel gestionale, accedi alla sezione Scadenzario Fornitori.
Seleziona l’opzione esporta scadenze per pagamenti.
Selezione delle scadenze da pagare:
Applica i filtri per individuare le scadenze rilevanti:
Fornitori: Includi solo le scadenze dei fornitori con pagamenti in sospeso.
Date: Imposta un intervallo di date per includere le scadenze da saldare entro un certo periodo (es. 1° gennaio – 31 gennaio).
Importi: Escludi eventuali scadenze con importo residuo pari a zero.
Verifica dei dettagli delle scadenze:
Controlla che ogni scadenza contenga:
Codice Fornitore: Identificativo univoco del fornitore.
Importo: Totale da pagare per la scadenza.
Metodo di pagamento: Specifica il tipo di pagamento (es. Bonifico Bancario).
Coordinate bancarie del fornitore: IBAN e codice SWIFT/BIC.
2. Configurazione del file di esportazione
Definizione del percorso e del formato:
Imposta il percorso di destinazione per il file (es. C:/Export/DocFinance/Bonifici).
Scegli il formato richiesto dalla banca o da DocFinance (es. TXT, XML o SEPA).
Configurazione dei campi del file:
Includi i campi essenziali per disporre i bonifici:
Codice Fornitore.
Ragione Sociale.
IBAN del fornitore.
Importo della scadenza.
Data di scadenza del pagamento.
Causale di pagamento: Specifica il riferimento della fattura o altre informazioni utili.
Impostazioni per la Banca:
Assicurati che il file sia compatibile con i requisiti del sistema bancario (es. formato SEPA o CBI).
3. Generazione del file
Avvio dell’esportazione:
Clicca su Genera File per avviare l’esportazione delle scadenze selezionate.
Salva il file nella directory predefinita.
Verifica del file generato:
Apri il file con un editor di testo o Excel per controllare:
La completezza dei dati (IBAN, importi, date).
L’accuratezza dei campi (nessun dato mancante o errato).
4. Importazione del file in DocFinance
Caricamento del file:
Accedi a DocFinance e utilizza la funzione Importazione Bonifici.
Seleziona il file generato dal gestionale e caricalo nel sistema.
Verifica in DocFinance:
Controlla che tutti i pagamenti siano stati correttamente importati.
Conferma la disposizione dei bonifici ai fornitori tramite il modulo bancario integrato.
Flusso di lavoro:
1. Generazione delle disposizioni di bonifico in DocFinance
2. Registrazione in contabilità
Dopo che i bonifici sono stati disposti tramite DocFinance:
Esportazione dei dati finanziari da DocFinance:
DocFinance genera un file contenente i dettagli delle operazioni bancarie eseguite (ad esempio, bonifici, spese bancarie, girofondi).
Importazione nella contabilità generale:
Il file viene importato nel gestionale per aggiornare i conti contabili.
La registrazione in contabilità include:
L’addebito del conto corrente aziendale.
La chiusura delle partite aperte dei fornitori.
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