La riconciliazione e il saldaconto rappresentano fasi cruciali nella gestione finanziaria aziendale tramite DocFinance. Questi processi servono a garantire che i movimenti bancari siano allineati con le registrazioni contabili e che le posizioni finanziarie (come le fatture aperte) vengano chiuse correttamente.
Cosa significa riconciliazione?
La riconciliazione è il processo di confronto tra:
Movimenti bancari reali (importati dalla banca tramite DocFinance).
Movimenti previsti o già registrati nella tesoreria aziendale e nella contabilità.
Obiettivo: Verificare che i dati siano coerenti e identificare eventuali discrepanze (es. importi errati, movimenti non previsti).
Cosa significa saldaconto?
Il saldaconto è il processo attraverso cui:
Le posizioni contabili aperte (fatture clienti/fornitori, insoluti, ecc.) vengono chiuse in seguito al completamento di un pagamento o incasso.
Il movimento bancario riconciliato viene registrato definitivamente, aggiornando i saldi contabili.
Obiettivo: Chiudere le partite aperte e mantenere aggiornata la contabilità generale e la tesoreria.
Come funzionano riconciliazione e saldaconto in DocFinance ?
Importazione movimenti bancari:
DocFinance importa i movimenti bancari reali tramite Corporate Banking (CBI, SEPA, SWIFT).
Ogni movimento è associato a una descrizione, importo e data.
Matching automatico:
DocFinance confronta i movimenti importati con quelli previsti (es. incassi clienti o pagamenti fornitori).
Il sistema abbina automaticamente le transazioni basandosi su:
Codice cliente/fornitore.
Importo e data.
Causale del movimento.
Gestione delle discrepanze:
Se un movimento non corrisponde a un’operazione prevista, viene segnalato come non riconciliato.
Esempi di discrepanze:
Importi parziali o maggiori.
Movimenti non previsti (es. spese bancarie).
Gli operatori possono intervenire manualmente per:
Abbinare il movimento a una nuova causale.
Segnalare errori per correggere i dati nel gestionale.
Saldaconto delle posizioni aperte:
Una volta riconciliato, il movimento viene utilizzato per chiudere la posizione corrispondente:
Fattura cliente: Marcata come saldata.
Pagamento fornitore: Aggiornamento del saldo.
Il movimento viene registrato nella contabilità generale.
Esportazione in contabilità:
Dopo la riconciliazione e il saldaconto, i dati sono esportati nel gestionale contabile.
Questo aggiornamento garantisce coerenza tra la tesoreria (DocFinance) e la contabilità.
Esempio Pratico di Riconciliazione e Saldaconto
Scenario: L’azienda riceve un bonifico da un cliente per saldare una fattura.
Il bonifico viene importato in DocFinance tramite Corporate Banking.
Il sistema riconosce automaticamente la fattura aperta corrispondente e abbina l’importo.
Se l’importo corrisponde esattamente, la fattura viene chiusa (saldaconto).
Il movimento è esportato al gestionale contabile, aggiornando i dati.
Caso con discrepanze:
Se l’importo è inferiore, DocFinance segnala il problema.
L’operatore può gestire il saldo residuo o associare la differenza a una spesa (es. commissione bancaria).
Vantaggi della riconciliazione e del saldaconto con DocFinance
Automazione: Riduzione del lavoro manuale grazie al matching automatico.
Precisione: Migliore accuratezza nella gestione di incassi e pagamenti.
Tracciabilità: Ogni operazione è documentata e facilmente rintracciabile.
Efficienza: Chiusura rapida delle posizioni aperte.
Integrazione: Sincronizzazione fluida tra DocFinance e la contabilità aziendale.
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