Gestione giornaliera:
Il gestionale aziendale registra le fatture.
DocFinance gestisce pagamenti/incassi e restituisce i dati alla contabilità.
Fine giornata: I due sistemi sincronizzano i dati, garantendo visione aggiornata e precisa
Riconciliazione movimenti bancari e importazione in contabilità
Mattina: Acquisizione dei movimenti bancari
Estrazione automatica:
DocFinance si collega ai sistemi bancari tramite il servizio di Corporate Banking (CBI, SEPA, SWIFT).
Scarica i movimenti bancari della giornata precedente (es. bonifici, addebiti RID, incassi, spese bancarie).
Importazione in DocFinance:
I dati vengono importati automaticamente e associati ai conti correnti aziendali.
Ogni transazione bancaria (es. accrediti o addebiti) viene etichettata con causali specifiche (es. incasso fattura cliente, pagamento fornitore, spesa bancaria).
Durante la giornata: Riconciliazione bancaria
Matching automatico:
DocFinance confronta i movimenti bancari con le registrazioni presenti nel sistema di tesoreria (es. scadenze di pagamento/incasso).
I pagamenti ai fornitori, incassi dai clienti e altri movimenti vengono automaticamente riconciliati.
Eventuali discrepanze (es. importi non corrispondenti, movimenti non previsti) vengono segnalate per una verifica manuale.
Gestione di eventuali differenze:
Differenze di cambio o spese bancarie aggiuntive vengono registrate automaticamente con causali dedicate.
Movimenti non riconosciuti vengono evidenziati per essere analizzati o assegnati manualmente.
Fine giornata: Sincronizzazione con la contabilità
Esportazione dei movimenti riconciliati:
DocFinance genera un file con tutti i movimenti riconciliati, categorizzati e completi di causali.
I dati includono informazioni su incassi, pagamenti, spese bancarie, differenze di cambio e altro.
Importazione nel gestionale contabile:
Il gestionale aziendale importa il file prodotto da DocFinance.
I movimenti vengono registrati automaticamente nella contabilità generale come:
Incassi: Accredito su cliente con chiusura della fattura correlata.
Pagamenti: Addebito su fornitore con chiusura della fattura correlata.
Spese bancarie: Registrazione delle spese come costo aziendale.
Differenze cambio: Registrazione della perdita o guadagno di cambio.
Consolidamento e revisione
Allineamento finale:
La contabilità risulta aggiornata con tutti i movimenti bancari riconciliati.
Le partite contabili aperte vengono chiuse automaticamente, riducendo il lavoro manuale.
Un report dettagliato su riconciliazioni, eventuali differenze e costi bancari viene generato per il controllo direzionale.
Vantaggi
Automazione totale: Riduzione drastica del lavoro manuale nella riconciliazione.
Accuratezza: Eliminazione degli errori di registrazione grazie al matching automatico.
Efficienza operativa: Sincronizzazione immediata tra tesoreria e contabilità.
Controllo e trasparenza: Tutti i movimenti e le differenze sono tracciabili e facilmente analizzabili.
Bonifico a un fornitore
Mattina: Preparazione e gestione del pagamento
Emissione della fattura:
Il gestionale aziendale registra una fattura ricevuta da un fornitore con una scadenza imminente.
La fattura viene associata alla scadenza nel sistema.
Analisi della disponibilità finanziaria:
DocFinance analizza la situazione di cassa e i flussi di liquidità previsti.
Verifica la copertura finanziaria per effettuare il pagamento senza compromettere altri impegni.
Selezione delle condizioni bancarie:
Il sistema confronta le condizioni dei vari conti bancari (commissioni, tempi di esecuzione, ecc.).
Sceglie la banca con le condizioni più vantaggiose per il pagamento.
Durante la giornata: Esecuzione del bonifico
Disposizione del pagamento:
DocFinance genera automaticamente la disposizione del bonifico e lo invia tramite il sistema di Corporate Banking (CBI o SEPA) della banca selezionata.
Il bonifico viene tracciato con un codice univoco per facilitare la riconciliazione successiva.
Aggiornamento della tesoreria:
Il sistema aggiorna le disponibilità finanziarie in tempo reale, registrando l’importo bonificato come uscita.
Fine giornata: Sincronizzazione e chiusura
Riconciliazione automatica:
La banca invia la conferma del bonifico eseguito.
DocFinance importa i dati della transazione e chiude la scadenza del fornitore.
Sincronizzazione con il gestionale:
La registrazione del bonifico viene esportata a fine giornata e sincronizzata con il gestionale aziendale.
Nel gestionale, il pagamento del fornitore risulta registrato come movimento di prima nota e la fattura viene marcata come saldata.
Gestione di un insoluto
Mattina:
Un cliente non effettua un pagamento nei tempi previsti.
DocFinance registra automaticamente l’insoluto ricevuto dalla banca.
Operazione su DocFinance:
Il sistema associa l’insoluto al cliente specifico, aggiornando il suo rating creditizio.
Genera una nuova scadenza per il recupero del credito e registra le spese bancarie associate.
Fine giornata:
Il gestionale aziendale aggiorna automaticamente la contabilità generale con i dati dell’insoluto e le spese bancarie.
Ottimizzazione della liquidità
Mattina:
L’azienda ha scadenze di pagamento verso fornitori e ha ricevuto pagamenti da alcuni clienti.
DocFinance analizza i flussi di cassa previsti, evidenziando una temporanea eccedenza di liquidità.
Operazione su DocFinance:
Viene eseguito un giroconto per accreditare le eccedenze su un conto con migliori condizioni bancarie.
Le disposizioni di pagamento verso i fornitori vengono automatizzate, tenendo conto delle priorità e delle condizioni più vantaggiose.
Fine giornata:
I movimenti bancari e contabili (giroconti, pagamenti) sono sincronizzati con il gestionale aziendale, aggiornando saldi e scadenziari.
Riconciliazione automatica degli incassi
Mattina:
L’azienda riceve diversi pagamenti da clienti tramite bonifici bancari.
Operazione su DocFinance:
Il sistema riconosce automaticamente i pagamenti ricevuti e li associa alle relative fatture.
Aggiorna gli scadenzari e chiude le partite contabili in tempo reale.
Fine giornata:
I dati sugli incassi vengono sincronizzati con il gestionale, garantendo una contabilità aggiornata e precisa.
Gestione delle rate dei finanziamenti
Registrazione del finanziamento:
DocFinance consente di registrare i dettagli del contratto di finanziamento, inclusi:
Importo totale.
Piano di ammortamento (scadenze delle rate).
Tasso di interesse applicato.
Eventuali costi aggiuntivi (commissioni bancarie, spese accessorie).
Associa il finanziamento a un istituto bancario e a un conto specifico.
Pianificazione dei pagamenti:
Generazione automatica dello scadenziario delle rate.
Monitoraggio delle prossime scadenze e calcolo degli importi dovuti.
Integrazione con il cash flow previsionale per evidenziare il fabbisogno di liquidità legato al pagamento delle rate.
Disposizione automatica del pagamento:
DocFinance permette di generare e inviare automaticamente le disposizioni di pagamento delle rate alle banche tramite Corporate Banking (CBI, SEPA, SWIFT).
Selezione automatica del conto con le condizioni più vantaggiose o con disponibilità sufficiente per il pagamento.
Registrazione contabile e riconciliazione:
Il pagamento della rata viene registrato nella tesoreria come un’uscita finanziaria.
L’importo pagato (quota capitale e interessi) viene riconciliato automaticamente con il movimento bancario.
La quota capitale riduce l’esposizione residua del finanziamento, mentre la quota interessi viene registrata come costo.
Monitoraggio dello stato del finanziamento:
DocFinance aggiorna automaticamente il saldo residuo del finanziamento dopo ogni pagamento.
Genera report dettagliati sull’andamento del debito e sui costi finanziari totali sostenuti.
Gestione delle variazioni e degli imprevisti:
In caso di rinegoziazione del contratto o di variazioni delle scadenze, DocFinance consente di aggiornare i parametri del finanziamento.
Può gestire eventuali ritardi nei pagamenti e segnalare possibili impatti sul cash flow.
Il conto transitorio
Il conto transitorio in DocFinance funge da “buffer” temporaneo per le operazioni finanziarie, in particolare per:
Incassi e pagamenti non definitivi: Movimenti che non possono essere immediatamente associati a una fattura o a una voce contabile specifica.
Gestione degli insoluti: Quando un pagamento viene rifiutato dalla banca o non va a buon fine.
Spese bancarie e commissioni: Addebiti ricevuti dalla banca che necessitano di verifica.
Registrazioni incomplete: Operazioni in attesa di ulteriori dettagli per la contabilizzazione definitiva.
Esempio incasso non riconciliato
Scenario: L’azienda riceve un pagamento da un cliente senza una chiara indicazione della fattura associata.
Gestione in DocFinance:
L’incasso viene registrato nel conto transitorio.
Dopo l’identificazione del cliente e della fattura, il pagamento viene trasferito al conto cliente e la fattura viene chiusa
info@qaserpmi.it
Considerazioni
Le funzionalità di DocFinance dipendono dal corretto setup iniziale e dall’integrazione con il gestionale aziendale. La qualità dei risultati e l’automazione completa richiedono che:
I dati in entrata siano coerenti e aggiornati (anagrafiche clienti/fornitori, scadenziari).
I sistemi siano correttamente sincronizzati (es. causali standardizzate tra DocFinance e il gestionale).
Limiti potenziali:
Movimenti o causali non mappati correttamente possono richiedere interventi manuali.
Eventuali errori nella configurazione dell’integrazione possono compromettere la precisione dei dati sincronizzati.
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