Adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili Cooperative: Check list operative focus Cooperative documento del 10 ottobre 2024
Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili
Sommario
PRESENTAZIONE 1
1. INTRODUZIONE: LE CARATTERISTICHE DEL MODELLO COOPERATIVO 2
Valutazione del modello di business (1.2 delle Check list) 3
Valutazione del modello gestionale (1.3 delle Check list) 4
Valutazione degli adeguati assetti organizzativi (1.4 delle Check list) 4
Valutazione degli adeguati assetti amministrativi (1.5 delle Check list) 5
Valutazione degli adeguati assetti contabili (1.6 delle Check list) 5
2. INDICAZIONI METODOLOGICHE 6
Il documento è una guida pratica destinata alle società cooperative per valutare e implementare adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili. Si basa su una check-list operativa che considera le specificità delle cooperative, come il principio mutualistico (art. 2511 c.c.) e l’equilibrio tra soddisfacimento dei soci e continuità aziendale.
Valutazione del modello di business
[1.2.2.a]
Domanda: Nelle società cooperative, la relazione ex art. 2545 c.c. (anche con riferimento all’esistenza di altre procedure informative adottate dalla cooperativa) trasferisce effettivamente ai soci un’informazione compiuta e accessibile sul concreto perseguimento dello scopo mutualistico, nonché sulle modalità di attribuzione del vantaggio mutualistico?
Commento: Questa domanda verifica se la cooperativa adotta una comunicazione trasparente nei confronti dei soci, riportando in modo chiaro i criteri e i risultati relativi allo scopo mutualistico.
Cosa fare: Assicurarsi che la relazione annuale ex art. 2545 c.c. sia redatta, comprensibile e accessibile a tutti i soci. Documentare chiaramente i criteri di gestione e i vantaggi mutualistici attribuiti.
Valutazione del modello gestionale
[1.3.3.a]
Domanda: Nelle società cooperative, è reso agevole e immediato l’accesso dei soci ai documenti relativi al rapporto sociale, quali lo statuto e i regolamenti?
Commento: La trasparenza verso i soci è un aspetto cruciale per il buon funzionamento della cooperativa. Deve essere garantito un accesso semplice ai documenti principali.
Cosa fare: Predisporre un sistema, anche digitale, che consenta ai soci di accedere facilmente ai documenti societari (statuto, regolamenti, verbali).
Valutazione degli adeguati assetti organizzativi
[1.4.9.a]
Domanda: La relazione ex art. 2545 c.c. trasferisce effettivamente ai soci un’informazione compiuta e accessibile sull’andamento del patrimonio indivisibile?
Commento: È essenziale che i soci siano informati sull’uso e sulla crescita del patrimonio indivisibile, che rappresenta una garanzia di stabilità per la cooperativa.
Cosa fare: Dettagliare nella relazione annuale l’evoluzione e l’utilizzo del patrimonio indivisibile.
[1.4.9.b]
Domanda: Le procedure aziendali relative all’ammissione, al recesso e all’esclusione dei soci permettono di monitorare il rispetto dei limiti relativi alla presenza di particolari categorie di soci (es. soci volontari, soci speciali)?
Commento: È fondamentale che le procedure siano formalizzate e monitorate per garantire la corretta gestione della base sociale.
Cosa fare: Implementare un sistema di registrazione e controllo per l’ammissione e la gestione delle categorie di soci.
[1.4.9.c]
Domanda: In caso di ricorso al prestito sociale, l’impresa ha adottato procedure di controllo della conformità della sua gestione alle normative esistenti?
Commento: Il prestito sociale deve essere regolamentato e gestito con rigore per tutelare le risorse dei soci.
Cosa fare: Redigere un regolamento per il prestito sociale e monitorare periodicamente il rispetto dei parametri patrimoniali.
[1.4.22]
Domanda: La relazione ex art. 2545 c.c. trasferisce effettivamente ai soci un’informazione compiuta e accessibile sull’adeguamento alle raccomandazioni della revisione cooperativa?
Commento: L’adeguamento alle raccomandazioni migliora la gestione e la conformità normativa.
Cosa fare: Documentare nella relazione gli interventi adottati in risposta alle raccomandazioni.
Valutazione degli adeguati assetti amministrativi
[1.5.4.a]
Domanda: La società ha redatto un regolamento per lo svolgimento dell’Assemblea e per l’elezione degli organi sociali?
Commento: Un regolamento formale garantisce il rispetto delle regole democratiche nella gestione della cooperativa.
Cosa fare: Creare o aggiornare il regolamento interno per l’assemblea e le elezioni.
[1.5.10.a]
Domanda: Sono presenti procedure e flussi informativi in relazione alle società controllate/collegate che consentano di verificare la coerenza della loro gestione con lo scopo mutualistico della cooperativa?
Commento: Le partecipazioni devono essere gestite in modo trasparente e in linea con lo scopo mutualistico.
Cosa fare: Implementare un sistema di controllo delle partecipate e redigere report periodici sulla loro gestione.
Valutazione degli adeguati assetti contabili
[1.6.6.a]
Domanda: La società è dotata di procedure operative che permettano di monitorare costantemente il volume degli scambi con i soci (in rapporto agli scambi con terzi) durante l’esercizio?
Commento: Monitorare gli scambi mutualistici è necessario per verificare il rispetto della prevalenza mutualistica.
Cosa fare: Implementare un sistema contabile che distingua gli scambi mutualistici da quelli con terzi.
[1.6.11.a]
Domanda: Nel caso in cui la cooperativa realizzi più scambi mutualistici, sono state adottate procedure che consentano di distinguere le diverse gestioni mutualistiche?
Commento: La distinzione tra le gestioni mutualistiche garantisce trasparenza e correttezza nella rendicontazione.
Cosa fare: Formalizzare procedure contabili per separare e monitorare le diverse gestioni mutualistiche.
Amministratori, attenzione!
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Sentenze come quella del Tribunale di Cagliari n. 188/2021 lo confermano: senza adeguati assetti, si rischia grosso!
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I giudici del Tribunale di Cagliari con la sentenza n. 188/2021 hanno condannato gli amministratori di una società perchè non avevano predisposto degli assetti adeguati.
In relazione all’assetto organizzativo i giudici cagliaritani hanno riscontrato le seguenti inadeguatezze:
-organigramma non aggiornato e difetta dei suoi elementi essenziali;
-assenza di un mansionario;
-inadeguata progettazione della struttura organizzativa e polarizzazione in capo a una o poche risorse umane di informazioni vitali per l’ordinaria gestione dell’impresa (ufficio amministrativo);
-assenza di un sistema di gestione e monitoraggio dei principali rischi aziendali.
Per quanto riguarda l’assetto amministrativo le carenze evidenziate sono:
-mancata redazione di un budget di tesoreria;
-mancata redazione di strumenti di natura previsionale;
-mancata redazione di una situazione finanziaria giornaliera;
-assenza di strumenti di reporting;
-mancata redazione di un piano industriale.
In ultimo, per quanto concerne l’assetto contabile, sono state rilevate le seguenti carenze:
-la contabilità generale non consente di rispettare i termini per la formazione del progetto di bilancio e per garantire l’informativa ai sindaci;
-assenza di una procedura formalizzata di gestione e monitoraggio dei crediti da incassare;
-analisi di bilancio unicamente finalizzata alla redazione della relazione sulla gestione;
-mancata redazione del rendiconto finanziario.
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