VERBALE RELATIVO ALLA VIGILANZA SUL SISTEMA DI CONTROLLO INTERNO
In data __/__/_____, alle ore __:__, presso [la sede/gli uffici amministrativi della società] _____________, in _____________ via/piazza _________,
si è riunito il collegio sindacale nelle persone di:
- dott. _____________________________, presidente del collegio sindacale;
- dott. _____________________________, sindaco effettivo;
- dott. _____________________________, sindaco effettivo,
per redigere il verbale relativo alla vigilanza sul sistema di controllo interno.
Sono altresì presenti:
- _______________, in qualità di _______________;
- _______________, con funzione di ____________.
Premesso che:
- ai sensi dell’art. 2403 c.c. il collegio sindacale è tenuto a svolgere l’attività di vigilanza sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile della società;
- il sistema di controllo interno è declinazione del sistema amministrativo;
- il sistema di controllo interno, pertanto, coincide con l’insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative adottate dall’impresa allo scopo di individuare i principali fattori di rischio aziendale e per consentirne il monitoraggio e la corretta gestione.
Tanto premesso, in conformità alla Norma n. 3.5. delle “Norme di comportamento del collegio sindacale - Principi di comportamento del collegio sindacale di società non quotate”, emanate dal CNDCEC e vigenti dal 30 settembre 2015, il collegio procede all’esame del sistema di controllo interno per verificare, tenuto conto della dimensione e della complessità della società, la sua rispondenza ai seguenti obiettivi:
a) presidio degli obiettivi strategici, volti ad assicurare la conformità delle scelte del management alle direttive ricevute e all’oggetto che la società si propone di conseguire, nonché a garantire la salvaguardia del patrimonio aziendale e a tutelare gli interessi dei soci;
b) presidio degli obiettivi operativi, volti a garantire l’efficacia e l’efficienza delle attività operative aziendali;
c) presidio degli obiettivi di reporting, volti a garantire l’attendibilità e l’affidabilità dei dati;
d) presidio degli obiettivi di conformità, volti ad assicurare la conformità delle attività aziendali alla normativa applicabile.
Il sistema di controllo interno della società e la sua applicazione viene riscontrato e verificato nel colloquio con il soggetto preposto dalla società, sig. ____________.
I rischi da considerare sono, in sintesi, riconducibili alla verifica del “ruolo dell’amministratore di sistema” o al “manutentore del sistema” e si possono palesare qualora:
si compiano operazioni che implicano la perdita dei dati;
vi siano:
- accessi non autorizzati;
- abusi che comportino la possibilità di commettere reati informatici;
- danneggiamenti di informazioni, dati e programmi informatici o a sistemi informatici.
Considerato, peraltro, che le soluzioni informatiche sono sempre più evolute, sorge la necessità dell’adozione di un “disciplinare interno” che deve indicare in modo chiaro, preciso e particolareggiato, le modalità di utilizzo degli strumenti informatici utilizzati e con una adeguata attività formativa sui profili gestionali, di sicurezza e di protezione dei dati personali.
In particolare, si rileva che: _________.
[Ovvero: Per quanto attiene la funzione del controllo interno di gestione, è stato riscontrato che la società, in considerazione delle proprie dimensioni attuali, (non) si è dotata di una figura a ciò specificatamente preposta.]
Il collegio sindacale esamina la seguente documentazione aziendale: _________ [es. manuali operativi, regolamenti interni, organigramma ed eventuali altre mappature dei processi disponibili].
[Verificare anche le eventuali certificazioni ottenute quali ISO 9000, ecc.; descriverle e commentarle facendosi rilasciare la relativa documentazione.]
[Eventuale] A tal fine, il preposto al sistema di controllo interno [l’amministratore delegato/amministratore unico/responsabile dell’internal auditing] dichiara che ha proceduto alla generale verifica delle aree di maggiore significatività quali quella contabile, commerciale, produttiva, direzionale, riscontrando l’assenza o l’esistenza di criticità ovvero la presenza iniziale di punti di debolezza [specificare quali] _______________
che si intende correggere [indicando le soluzioni previste] _______________.
[Eventuale] La società ha inoltre fornito un documento di autovalutazione aggiornato al __/__/_____, contenente obiettivi aziendali, programmi per il raggiungimento degli stessi, aree di rischio e scelte strategiche volte al loro superamento, nonché procedure e sistemi di controllo atti a conseguire gli obiettivi previsti.
Il documento contiene [ovvero: non contiene] un giudizio da parte dell’organo gestorio circa l’affidabilità del sistema di controllo interno. I sindaci effettuano una prima sommaria verifica che ha messo in evidenza i seguenti punti di debolezza: _______________ segnalati alla Direzione che affida a _______________
(preposto al sistema di controllo interno) la supervisione della puntuale realizzazione delle azioni indicate
dalla stessa direzione per il superamento delle criticità.
[Ovvero: Il/I preposto/i al controllo interno sig./sigg. _______________ ha/hanno riferito nell’/negli incontro/i del __/__/_____, sull’osservanza delle procedure, sul flusso informativo dei fatti amministrativi e sul programma di massima delle operazioni da svolgersi nel corso dell’esercizio corrente. È stato confermato che non sono avvenuti significativi cambiamenti nel sistema organizzativo e di controllo interno rispetto a quanto relazionato nel precedente incontro di cui al verbale del __/__/_____. Non sono emerse anomalie o fatti di rilievo].
[Ovvero: Dalle informazioni ottenute dal responsabile del controllo interno aziendale sono emersi i seguenti fatti di rilievo per i quali occorre adottare adeguati provvedimenti: ________________________________.
I sindaci effettuano una prima verifica, rilevando i seguenti punti di debolezza: ______________.
I sindaci procedono alla verifica del superamento dei punti di debolezza rilevati nelle precedenti verifiche evidenziando che: _______________.]
[Ovvero: Sono stati eseguiti i seguenti test e procedure di controllo al fine di acquisire elementi che consentano di accertare l’efficace funzionamento del sistema di controllo interno: ______________________.]
Alla luce delle informazioni acquisite anche attraverso lo scambio di informazioni con l’organo di amministrazione e con i responsabili delle diverse funzioni, si ritiene che il sistema di controllo interno sia/non sia adeguato alle dimensioni aziendali.
[In caso negativo: In particolare, si rileva: ________.]
PIANIFICAZIONE AZIENDALE
La società ha [ovvero: non ha] predisposto un budget economico per l’anno in corso. Dall’analisi dello stesso, si evince che l’esercizio in analisi dovrebbe evidenziare un utile/una perdita di ammontare pari ad euro _______.
Tale risultato positivo/negativo è imputabile principalmente a _______________ (incremento dei volumi di vendita, riduzione dei costi di struttura, calo dei prezzi delle materie prime, ecc.).
Luogo, data
Il collegio sindacale
Schema di verbale tratto dal documento “Verbali e procedure del collegio sindacale” del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) edizione 2016.
Attento revisore
Adeguati assetti organizzativi ex art. 2086
Francesco Cacchiarelli economista di impresa
Iscritto all'Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Viterbo, al numero 084 sezione A, anzianità 1989
Iscritto nel Registro dei Revisori Legali MEF, al numero 103287 sezione A, anzianità 1999
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