Norma 3.7. Vigilanza sull'adeguatezza e sul funzionamento del sistema amministrativo-contabile
Principi
Il Collegio sindacale vigila sull'adeguatezza dell'assetto amministrativo-contabile e sul suo concreto funzionamento.
Il sistema amministrativo-contabile può definirsi come l'insieme delle direttive, delle procedure e delle prassi operative dirette a garantire la completezza, la correttezza e la tempestività di una informativa societaria attendibile, in accordo con i principi contabili adottati dall'impresa.
Un sistema amministrativo-contabile risulta adeguato se permette:
la completa, tempestiva e attendibile rilevazione contabile e rappresentazione dei fatti di gestione; la produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale;
la produzione di dati attendibili per la formazione del bilancio d'esercizio.

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Riferimenti normativi
Art. 2403, CO. 1, e.e.

Criteri applicativi
L'adeguatezza e il corretto funzionamento del sistema amministrativo-contabile è responsabilità esclusiva degli amministratori; il Collegio sindacale è chiamato a vigilare su tale adeguatezza e sul suo concreto funzionamento.
La valutazione di adeguatezza è un giudizio professionale emesso sulla base di un'analisi delle caratteristiche del sistema come desumibili dai flussi informativi acquisiti dal Collegio sindacale, tenuto conto delle dimensioni e delle caratteristiche dell'impresa nella quale esso si trova ad operare.
li Collegio sindacale, al fine di controllare il concreto funzionamento dell'assetto amministrativo - contabile, può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione.
In occasione dello scambio di informazioni con l'incaricato della revisione legale, il collegio può richiedere informazioni in merito alle eventuali considerazioni formulate dal medesimo in ordine ai controlli informativi e organizzativi istituiti dalla società su cui il revisore abbia fatto affidamento (Cfr. Norma 5.3.).
Laddove l'attività di vigilanza dovesse evidenziare significativi rischi di inadeguatezza dell'assetto amministrativo-contabile, il Collegio sindacale richiede all'organo amministrativo l'adozione di azioni correttive e ne monitora la realizzazione nel corso dell'incarico. Nel caso in cui le azioni correttive poste in essere siano ritenute dal collegio non sufficienti, ovvero in casi di urgenza, di particolare gravità o di avvenuto riscontro di violazioni, il collegio adotta le iniziative previste dalla legge per la rimozione delle violazioni riscontrate.
Il Collegio sindacale riassume le conclusioni dell'attività di vigilanza posta in essere in un apposito paragrafo della relazione da proporre all'assemblea in occasione dell'approvazione del bilancio di esercizio.

Commento
L'attività e le operazioni aziendali sono rappresentate da fatti di gestione e l'esistenza di un adeguato sistema amministrativo-contabile comporta la ragionevole garanzia della completa e attendibile rilevazione contabile di tali fatti.
L'attività di vigilanza del Collegio sindacale è dunque volta a verificare l'esistenza di un sistema idoneo ad assicurare la completezza e correttezza dei dati economico-finanziari. È opportuno ricordare che non si tratta di un giudizio di merito sui risultati dell'attività amministrativo-contabile, bensì di un giudizio sintetico sull'efficienza e la funzionalità del sistema, svolto alla luce dei rischi rilevanti emersi in tali aree operative.
Al riguardo, si ricorda che, pur convergendo nel complessivo assetto organizzativo della società, l'assetto amministrativo e l'assetto contabile son tra loro distinti, anche nel dettato normativo.
Gli assetti amministrativi sono riferibili a una dimensione dinamico - funzionale dell'organizzazione, intendendosi per tale l'insieme delle procedure e dei processi atti ad assicurare il corretto e ordinato svolgimento delle attività aziendali e delle singole fasi. Gli assetti contabili sono quella parte degli assetti amministrativi orientati a una corretta traduzione contabile dei fatti di gestione, sia ai fini di programmazione, sia ai fini di consuntivazione per la gestione e la comunicazione all'esterno dell'impresa.
Operativamente si tratta di associare i fatti economici maggiormente rilevanti secondo la loro rischiosità complessiva con i processi gestionali che li alimentano, rilevandone le responsabilità gestionali, le direttive, le procedure e le prassi operative di governo delle attività, nonché gli strumenti (anche informatici) di gestione dei rischi di errore ad esse associati.
Il Collegio Sindacale, nel vigilare sul concreto funzionamento dell'assetto amministrativo - contabile, può avvalersi, qualora ritenuti necessari, di appositi test, anche eventualmente a campione, che, seppur in modo astratto, possono costituire un valido strumento operativo, sia in fase di insediamento che a regime (Cfr. Norme 3.3. e 3.5., Commento).
È utile evidenziare, infine, che il soggetto incaricato della revisione legale, offre un importante riferimento esterno e indipendente, con particolare riguardo agli aspetti di attendibilità del sistema amministrativo­ contabile.
Al fine di vigilare sull'adeguatezza dell'assetto amministrativo-contabile è, quindi, opportuna una periodica attività di scambio di dati e di informazioni tra il Collegio sindacale e il soggetto incaricato della revisione legale, come precisato dalla Norma 5.3 alla quale si rinvia.

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